نموذج ملخص تسليم محادثة يفهمه الموظف التالي

افصل الحقائق عن الافتراضات

ابدأ بالنتيجة التي يريدها العميل، ثم اكتب الحقائق المتحققة ومصدرها. ميّز الاستنتاج والمعلومة غير المؤكدة. أضف نسخة السياسة والخطوات التي جُرّبت ونتيجتها. إرسال سجل طويل وحده يحمّل الموظف مهمة إعادة فهم المشكلة، وقد يخفي التفصيل الذي يغيّر القرار.

اختم بإجراء تالٍ محدد

اكتب سبب التحويل والصلاحية المطلوبة وما أُبلغ به العميل. احتفظ بالسياق الضروري وتجنب تكرار بيانات حساسة يمكن للمستلم الوصول إليها من السجل المخوّل. في قائمة ثنائية اللغة، لا تغيّر المعرّفات وسجّل لغة الرد المفضلة؛ ترجمة اسم أو رقم طلب قد تعطل البحث عنه.

قائمة التطبيق

1. أدرج الهدف والحقائق ومصادرها والخطوات ونتائجها.
2. حدّد سبب التصعيد والقرار المطلوب.
3. احفظ المعرّفات واللغة المفضلة كما هي.
4. اطلب من موظف آخر تحديد الإجراء التالي من الملخص وحده.